営業フォローアップ要約：商談記録から根拠のある次の行動へ

日時のある根拠をそろえる

顧客または案件の識別情報、連絡日、参加者、連絡経路、原記録へのリンクを記します。顧客が述べた目的、受領した素材、すでに送った資料を分け、資料の版も残します。

複数回の商談で条件が変わった場合は、最新の確認内容と以前の説明との関係を明記します。初期の仮説や文脈のない一言を、そのまま現在の要件や購入意思にしないようにします。

事実・社内判断・確認事項を分ける

「確認済み」「社内の見立て」「次回質問」の三欄を用意します。予算、決裁者、範囲、日程、権利関係は、明確な根拠がある場合だけ確定情報として扱います。不明な欄は不明と記します。

「日本語版について知りたい」と「日本語吹き替えを発注する」は異なります。見立ては質問の準備に使い、顧客へ送る文面で合意事項へ置き換えないことが大切です。

記入例：動画字幕の問い合わせ

説明用の例として、複数動画の日本語字幕について問い合わせがあり、権利資料は後日提供予定とします。対象言語は確認できても、正確な本数、尺、利用範囲は未確認です。

次の連絡の下書きでは、必要な素材、字幕の仕様、確認担当者を尋ね、相手と合意した資料を案内できます。未承認の金額、納期、権利確認済みとの記載は加えません。指定の担当者が内容を確認してから送信します。

次回連絡の確認リスト

一回の連絡では次の行動を明確にし、担当者と進行状況を記録します。複数人が異なる内容を同時に送らないよう、送信責任も決めます。

• 顧客、案件、最新のやり取りが一致している。
• 確定情報に元の記録がある。
• 予算、範囲、日程の不明点を補っていない。
• 資料の版、送信相手、次に尋ねる事項を確認済み。
• 確認者、送信担当、記録先が決まっている。