社内ナレッジベースの資料台帳：情報源・版・権限の整理

資料ごとに管理できる台帳を作る

資料に固定の管理番号を付け、名称、保存先、業務分野、言語、管理者、版、適用開始日、次回確認日を記入します。状態は「未確認」「利用可」「旧版」「保管のみ」などに分けます。

共有フォルダーのリンクだけでは、文書ごとの責任者や適用条件が分かりません。有効性を個別に判断できる単位まで整理します。

重複と矛盾を先に解消する

同じ規定に複数の版がある場合は、業務責任者が現行版と対象者を確認します。地域別の規定、社内手順、顧客向け案内は内容が似ていても用途が異なるため、適用範囲を記録します。

管理者不明、日付不明、他の資料と矛盾する内容は保留にします。ファイル名や最終更新時刻だけを根拠に、AIに正しい規定を選ばせないようにします。

整理例：三種類の返金案内

説明用の例として、旧返金規定、現行の顧客向け案内、社内向け例外処理表があるとします。旧規定は旧版に変更し、一般的な質問には現行案内を使い、例外表は権限のある担当者向けに限定して承認条件を記します。

通常の期限、担当者による例外対応、権限のない利用者からの内部規定照会をそれぞれ試します。回答の読みやすさに加え、根拠資料、適用版、閲覧範囲を個別に確かめます。

公開前と運用中の確認項目

実際の利用者に相当するアカウントで確認します。資料移転、権限変更、管理者交代があった場合は、影響する項目を再確認し、変更理由を残します。

• 保存先が開け、管理者が決まっている。
• 有効版、適用開始日、対象範囲が確認済み。
• 重複、無効、未確認の資料が識別できる。
• 一般利用者と権限制限のある利用者で確認済み。
• 次回確認日、後継資料、問題対応者が決まっている。