AI業務依頼書の作り方：成果物と検収条件を明確にする

成果物と利用場面を具体化する

業務名、利用者、開始条件、提出形式、言語、保存先、期限を記入します。「会議を整理する」なら、「指定の議事録から要約と対応事項の表を作成し、プロジェクト責任者が確認する」と書き換えます。会議の予約や参加者に代わる納期の約束など、対象外の作業も明記します。

定期作業では頻度と想定資料量を加えます。担当者が変わっても、一回分の作業の始まりと終わりを判断できる状態が目標です。

資料の位置と操作の範囲を決める

資料ごとにリンク、版、管理者、利用できる範囲を記録します。確定した事実、背景情報、未確認事項を分け、パスワードを依頼書に書かず、組織で承認された方法でアクセスを付与します。

閲覧、下書き作成、記録の編集、外部送信を別の操作として定義します。承認者と、資料の矛盾や権限不足が起きた際の保留方法も指定します。

記入例：議事録から対応事項を作る

説明用の例として、確定済み議事録から五項目以内の要約と「対応事項・担当者・期限・根拠箇所」の表を作成します。原文が「来週、公開日を再確認する」であれば、公開期限は「未確認」とし、日付を補いません。

担当者と期限を原文に照合し、提案を決定事項として扱っていないか確認します。この一件で合意した基準を、その後の処理にも適用します。

そのまま使える引き継ぎ項目

合格したサンプルと差し戻し理由を依頼書に添えます。検収条件を変更したら版も更新し、担当者間の判断のずれを防ぎます。

• 目的と利用者：誰のどの作業に使うか。
• 入力：資料リンク、版、管理者、不足事項。
• 提出：形式、言語、保存先、期限。
• 操作：許可範囲、承認が必要な操作、承認者。
• 検収：合格例、補完禁止の項目、差し戻し条件。